Documentación Administración

Documentación Administración 2017-12-14T14:58:39+00:00

1.Login #

Para acceder a Watergest introduzca su cuenta de correo electrónico y contraseña.

Según si su cuenta es de tipo socio o administrador, se mostrarán apartados de la página web diferentes. Para los administradores, se mostrarán apartados para la gestión de los diferentes recursos de Watergest (Válvulas de control, hidrantes, contadores, fincas, parcelas, usuarios, anuncios, generación de albaranes y facturas…).

Si su cuenta es del tipo socio, tendrá acceso a todo lo relacionado con sus parcelas arrendadas o propias, buzón de anuncios y mensajes privados, albaranes y facturas remitidas a tu usuario, etc.

Si se da el caso de que su cuenta o contraseña no son válidas, pulsa en el apartado “Recuperar datos de acceso”. Ahí tendrás que introducir tu dirección de correo. Te será enviado un correo electrónico para poder recuperar la contraseña.

 

También puedes pedirle a algún administrador que te genere una nueva contraseña en el apartado de usuarios.

2.Panel de Control #

El panel de control es la pantalla principal de la parte de administradores de Watergest. Está destinado a mostrar estadísticas sobre nuestro servicio Watergest, en las que se muestran la cantidad de clientes y una gráfica del consumo de agua por los contadores mes a mes.

3.Control de Riegos #

En el menú de control de riegos encontraremos diferentes tipos de recursos para la gestión de riegos de Watergest. Entre estos tenemos las tomas de control, los hidrantes y los contadores.

3.1.Tomas de Control #

El primer recurso que tenemos en nuestro servicio Watergest son las tomas de control.

En el siguiente video explicativo podremos observar como interactuar con el listado de tomas de control.

Básicamente, en el listado podremos ver todas las tomas de control que dispone nuestro servicio Watergest. Además podremos crear, editar y buscar tomas de control.

Para crear tomas de control, bastará con darle al botón “Añadir”. Nos aparecerá un formulario donde podremos introducir diferente información sobre las tomas de control.

Por otra parte, tanto para crear o eliminar tomas de control deberemos utilizar en menú contextual (click derecho sobre la fila si estas en el ordenador, mantener pulsada la fila en moviles y tablets).

En el siguiente videotutorial veremos como crear y editar tomas de control.

3.2.Hidrantes #

Los hidrantes son el segundo elemento o recurso dentro de nuestra aplicación watergest.

En este vídeo explicamos como gestionar los hidrantes dentro de la aplicación Watergest.

3.3.Contadores #

En este apartado explicaremos como gestionar los contadores.

3.3.1.Observaciones #

Los contadores pueden tener observaciones. Las observaciones son pequeñas anotaciones que puedes introducir respecto al contador sobre cualquier cosa. Visualiza nuestro video para aprender a gestionarlas.

3.3.2.Lecturas #

Watergest te permite almacenar las lecturas de todos los contadores.

Esto te permitirá conocer en todo momento el consumo que realiza cada contador y poder calcular los gastos de estos con las diferentes herramientas que te ofrece Watergest en el apartado de contabilidad.

Basta con introducir cada cierto tiempo (el que consideres y creas conveniente) el valor de cada contador. Podrás introducirlos bien desde nuestra app Android o bien desde la página de Watergest en un subapartado de contadores, tal y como se muestra en el siguiente video.

3.3.3.Historial de lecturas #

Watergest te permite en todo momento visualizar las lecturas que se han realizado de cada contador y ver en que momento se han introducido.

Para ello, tendrás que acceder a la sección de contadores y, utilizando el menú contextual sobre un contador (click derecho del ratón sobre una fila de contador) selecciona la opción “Historial de lecturas”.

Una vez dentro, podrás ver una lista de todas las lecturas de dicho contador. Su orden será descendente, es decir, la lista comenzará con las lecturas más recientes y, conforme vayas descendiendo en la lista, verás lecturas más viejas.

Desde el historial también podrás modificar el valor de dichas lecturas. Esto te permite corregir alguna posible equivocación a la hora de haber tomado alguna lectura.

Visualiza nuestro vídeo para ver paso a paso como interactuar con el historial.

4.Terrenos #

En el menú de terrenos podremos gestionar todo lo relacionado con las fincas y parcelas de nuestro sistema Watergest.

4.1.Fincas #

Una finca es el recurso más básico y grande Watergest. Es un trozo de terreno que puede contener diversas parcelas.

En este apartado podremos crear, modificar y eliminar fincas de nuestro Watergest. Más tarde, desde el apartado de parcelas podremos vincularla a estas.

Visualiza nuestro vídeo para aprender como interactuar con estas paso a paso.

4.2.Parcelas #

Las parcelas son el segundo recurso más grande después de las fincas. Una parcela es un trozo de terreno dentro de una finca.

Estas pueden ser propiedad de uno o varios socios de Watergest o bien ser arrendadas por uno o varios socios de Watergest (o bien tener propietarios y arrendatarios, puesto que ambas cosas son compatibles).

Cada parcela puede tener asignada un contador, en caso de que esta sea riego por goteo. En caso de no ser riego por goteo, significará que podremos gestionarla como parcela de riego a manta.

Si es riego por goteo, podremos gestionar el consumo de agua a través del contador al que está asignado a través del apartado de contadores.

En caso de que la parcela sea riego a manta, podremos gestionar las inundaciones desde este apartado. Para más información sobre riego a manta, ves al apartado de riego a manta.

A las parcelas se les pueden asignar además otras opciones, como si es una “parcela histórica” o no, el tipo de cultivo y de tierra, si es cultivo ecológico o no, entre otras.

Visualiza nuestro vídeo para obtener más información.

4.2.1.Arrendatarios y propietarios #

Como hemos comentado más arriba, las parcelas pueden tener uno o varios propietarios, uno o varios arrendatarios o ambas cosas, puesto que son hechos compatibles.

En el tema de facturación, desde esta sección se puede configurar a quien va dirigido los costes relacionados con la parcela.

En primer lugar, si la parcela tiene asignados arrendatarios, los costes siempre irán dirigidos a estos y no a los propietarios. No obstante, si las parcelas no tienen arrendatarios, entonces los costes irán dirigidos a los propietarios.

Por otra parte, se puede decidir a que arrendatario van dirigidos todos los gastos a través de la opción “Facturar por defecto”. Solo un arrendatario puede tener marcada esta opción y, si la tiene, todos los gastos asociados a la parcela irán dirigidos a este. No obstante, si no hay ningún arrendatario con esta opción marcada, los gastos se dividirán entre todos los arrendatarios de dicha parcela, si es que hubieran varios.

Algo similar pasa con los propietarios. Si no hay ningún arrendatario asignado a dicha parcela, los gastos irían divididos entre todos los propietarios, a menos que hubiese algún propietario que tuviese marcada la opción “Facturar por defecto”. En ese caso, los gastos de la parcela irían dirigidos a este.

Cabe aclarar que aunque hubiese algún propietario con la opción “Facturar por defecto” marcada, mientras haya arrendatarios no se le cobrará nada a este. Solo se le aplicarán los gastos a él cuando dejen de haber arrendatarios en dicha parcela.

Para obtener más información y ver como interactuar con los arrendatarios y propietarios de una parcela paso a paso, visualiza nuestro vídeo.

4.2.2.Riego a manta #

Hay dos tipos de parcela básicos: Los que son a riego por goteo y las que no. Estas últimas son las parcelas por riego a manta, también llamadas a riego por inundación.

Watergest te permite gestionar ambos tipos de parcela. En este caso, hablaremos de las parcelas a riego por manta.

Para configurar una parcela a riego a manta bastará que a la hora de crearla o editarla este marcada la opción “Goteo” a no. En este caso la parcela pasa a ser automáticamente a riego a manta.

Para gestionar el riego a manta de una parcela tendremos que irnos a editar la parcela y en el desplegable de opciones pulsar la opción riego a manta. También podemos hacerlo desde el listado de parcelas utilizando el menú contextual sobre dicha parcela (click derecho sobre la parcela deseada) y pulsar la opción “Gestionar riego a manta”.

Cabe aclarar que, si la parcela es de riego por goteo, Watergest nos impedirá acceder al riego a manta de la parcela.

Dentro de este apartado, podremos introducir diferentes “inundaciones”, es decir, nuevos registros de riego a manta que contendrán la fecha, el tiempo y el coste por minuto del regado a manta.

Para ver paso a paso como interactuar con el apartado de riego a manta, visualiza nuestro vídeo.

5.Socios / Clientes #

Desde el apartado de socios/clientes, podremos gestionar todos los usuarios que forman parte de nuestro servicio Watergest.

Desde este apartado, podremos gestionar diferente información del usuario, desde información personal como en NIF, información de contacto y domicilio hasta el método de pago, cuenta bancaria y anotaciones, entre otros.

Los usuarios también disponen de contactos, es decir, personas con las que comunicarse en caso de no poder llegar directamente a dicho socio/cliente.

Desde el listado también podremos saber de que parcelas es propietario o arrendatario dicho usuario utilizando el menú contextual (click derecho sobre el usuario).

Cabe decir que todos aquellos socios que tengan asignados un correo electrónico podrán acceder a su respectivo apartado de socios, donde podrán visualizar sus parcelas, las arrandadas, mensajes privados, albaranes y facturas, entre otros.

Para ver como interacturar con todo el apartado paso a paso, visualiza nuestro video.

5.1.Contactos #

Los contactos son aquellas personas facilitadas por dicho usuario con las que comunicarse en caso de no poder llegar directamente a dicho socio/cliente.

Un socio/cliente puede tener diversos usuarios, todos estos ordenados por una prioridad, es decir, un orden con el que contactarles después del usuario.

Un contacto puede tener asignado un nombre, teléfono y correo electrónico, a parte de la prioridad.

La prioridad será modificada desde el listado de contactos.

Para ver como interactuar con los usuarios paso a paso, visualiza el vídeotutorial mostrado a continuación.

6.Contabilidad #

En el menú de contabilidad encontraremos los generadores de albaranes, los albaranes y las facturas de Watergest.

6.1.Generadores #

Generadores de derramas, de cuotas, de lecturas, de riego a manta, de cargos y devoluciones… todos estos entran dentro de la categoría de generadores de albaranes.

Los generadores de albaranes nos permitirán crear uno o diversos albaranes de una sola vez a partir de unas condiciones o parámetros. En las siguientes secciones podrás ver los diferentes tipos de albaranes y como trabajar con ellos.

6.1.1.Generador de derramas #

En los albaranes de derramas se reflejaran los diferentes gastos compartidos que tendrán los socios de Watertest.

En el generador de derramas generaremos previamente unas “Plantillas”, es decir, guardaremos unos parámetros específicos para generar derramas, los cuales podremos utilizar en cualquier momento para generar estas.

Además, podremos modificar las plantillas para adaptarlas a las necesidades del momento específico.

Entre los parámetros de las derramas, tenemos:

  • El importe a dividir entre los socios.
  • El concepto, es decir, a que va referido el gasto de la derrama.
  • La fecha que constará en el albarán.
  • El modo de pago, que pueden ser dividido entre todos los socios o bien depender de los metros cuadrados arrendados o en propiedad.
  • El impuesto o IVA aplicado
  • Un mensaje opcional de pie de página.

En el videotutorial podrás visualizar paso a paso como generar los albaranes de derramas.

6.1.2.Generador de cuotas #

Los albaranes de cuotas representan un gasto que es aplicado para todos los miembros de la comunidad Watergest.

En el generador de cuotas generaremos previamente unas “Plantillas”, es decir, guardaremos unos parámetros específicos para generar derramas, los cuales podremos utilizar en cualquier momento para generar estas.

Entre los parámetros de cuotas tenemos:

  • El modo de pago, que puede ser el importe indicado igual para todos (es decir, todos pagan el importe que indiques) o bien el importe se calcula según los metros cuadrados en propiedad o arrendados (en el que el metro cuadrado se multiplica por el valor del metro cuadrado indicado en el apartado de configuración).
  • El importe, si se ha elegido la primera opción del modo de pago.
  • El concepto al que va asociado el gasto.
  • La fecha que constará en los albaranes.
  • El impuesto o IVA aplicado.
  • El mensaje a pie de página de los albaranes.

Visualiza nuestro videotutorial para ver como generar albaranes de cuotas paso a paso.

6.1.3.Generador de lecturas #

Como hemos podido ver en el apartado de lecturas de contadores, podemos ir registrando el consumo de agua de nuestros contadores en Watergest. El objetivo final de esto es poderlo contabilizar. Para ello, habrá que generar albaranes de lecturas, tal y como se mostrará en este apartado.

En el generador de lecturas podremos generar albaranes de las lecturas realizadas por los contadores en determinado mes de determinado año.

Al final, obtendremos un albarán por contador con los datos del contador y su consumo de agua remitido al miembro correspondiente, tal y como se puede ver en el apartado de albaranes de lecturas .

Para generar albaranes, habrá que asignarle al generador los siguientes valores:

  • El año del que queremos generar albaranes de lecturas
  • El mes de ese año del que queremos generar los albaranes
  • La fecha de facturación que constará en los albaranes
  • El impuesto o IVA que se aplicará en los albaranes
  • Un mensaje opcional de pie de página para los albaranes

Cabe mencionar que en el desplegable de años solo aparecerán aquellos años en los que queden lecturas por albaranar, es decir, lecturas que todavía no hayan constado en ningún albarán. Lo mismo pasa con los meses. Una vez seleccionado el año, se cargará en el desplegable de los meses solo aquellos en los que queden lecturas por albaranar.

Por lo tanto si, por ejemplo, generas un albarán de lecturas de octubre de 2017, se crean todos los albaranes de lecturas de ese mes. Si vuelves a intentar hacer albaranes de ese mes directamente no podrás hacerlo porque octubre no se cargará en el desplegable de meses que quedan por albaranar.

Para más información y ver paso a paso como generar albaranes de lecturas, te recomendamos ver nuestro videotutorial.

6.1.4.Generador de cargos y devoluciones #

En algún momento es posible que necesitemos cobrar a determinado socio uno o diversos gastos o conceptos relacionados con la gestión de nuestros pozos (instalaciones, mantenimiento, transporte…). A su vez, es posible que también nos veamos obligados a tener que tramitar algún tipo de devolución de cualquier cantidad sobre uno o diversos conceptos determinados.

Todo esto sería interesante dejarlo constante dentro del sistema Watergest. En el apartado de generación de albaranes de cargos y devoluciones puedes.

Este apartado te permitirá registrar tanto cargos como devoluciones de uno o diversos conceptos, ya sean productos o servicios y dejar constancia de su coste. En el caso de ser un producto, puedes indicar la cantidad de estos.

En el generador de cargos y devoluciones tendremos que introducir los siguientes parámetros:

  • El tipo de albarán que queremos generar, si es cargo o devolución.
  • El socio o cliente al que queremos realizarle el albarán. Debe estar registrado en nuestro Watergest.
  • La fecha que queremos dejar constante en el albarán.
  • Un mensaje opcional en el pie de página.
  • El listado de conceptos.

En el listado de conceptos podemos añadir uno o diversos cargos o devoluciones como concepto. Por cada concepto tenemos los siguientes valores:

  • El concepto al que va asociado dicho cargo o devolución
  • Cantidad.
  • El importe de dicho concepto.
  • El impuesto o IVA aplicado al concepto.

Cabe mencionar que no puedes generar cargos y devoluciones al mismo tiempo. Tendrás que generar albaranes diferentes seleccionando el tipo de albarán del primer campo.

Además, para las devoluciones tendrás que añadir un valor negativo en las lineas de concepto, y no positivo.

Para ver como crear albaranes de cuotas o devoluciones paso a paso, te recomendamos visualizar el videotutorial.

6.1.5.Generador de riego a manta #

Al igual que podemos contabilizar el consumo de agua de nuestros contadores, también podemos hacerlo con el consumo del riego a manta.

El generador de albaranes de riego a manta es similar al de los contadores. Tendremos que seleccionar un determinado mes de un determinado año, de los cuales se generarán un listado de albaranes. Cada albarán representará un regado a manta de un determinado dia e irá remitido a un determinado socio.

  • El año del que queremos generar albaranes de lecturas
  • El mes de ese año del que queremos generar los albaranes
  • La fecha de facturación que constará en los albaranes
  • El impuesto o IVA que se aplicará en los albaranes
  • Un mensaje opcional de pie de página para los albaranes

Cabe mencionar que en el desplegable de años solo aparecerán aquellos años en los que queden regados a manta por albaranar, es decir, regados a manta que todavía no hayan constado en ningún albarán. Lo mismo pasa con los meses. Una vez seleccionado el año, se cargará en el desplegable de los meses solo aquellos en los que queden riregos a manta por albaranar.

Visualiza nuestro videotutorial para ver como generar albaranes de riego a manta paso a paso.

6.2.Albaranes #

En el submenú de albaranes encontraremos los listados de los diferentes tipos de albarán (Derramas, cuotas, riego a manta, cargos y devoluciones), todos estos generados en el apartado de generadores de albaranes.

Con los albaranes, distribuidos en sus diferentes secciones, podremos visualizarlos, imprimirlos, descargarlos y enviarlos a aquellos a quienes van remitidos.

En los apartados de derramas, cuotas y lecturas encontraremos diferentes agrupaciones de albaranes. Estas agrupaciones son creadas cuando se generan albaranes con los generadores. Dentro de cada agrupación podremos ver todos los albaranes creados de esa ver.

Además con los albaranes podremos generar facturas a partir de estos.

A continuación te serán mostrados las diferentes secciones de albaranes que hay con sus videotutoriales. Cabe decir que con todos los albaranes podrás realizar lo mismo a pesar de cada uno tener sus peculiaridades. Te recomendamos visualizar los videotutoriales de cada uno de ellos.

6.2.1.Derramas #

En los albaranes de derramas se reflejaran los diferentes gastos compartidos que tendrán los socios de Watertest.

Estos gastos podrán ser bien compartidos de manera igualitaria entre todos los socios o según los metros cuadrados arrendados o en propiedad de cada socio.

6.2.2.Cuotas #

Los albaranes de cuotas representan un gasto que es aplicado para todos los miembros de la comunidad Watergest.

Este tipo de gasto puede ser bien igual para todos o bien según los metros cuadrados de las parcelas arrendadas o en propiedad, depende de lo que se establezca a la hora de generar los albaranes de cuotas.

6.2.3.Lecturas #

En los albaranes de lecturas encontraremos el consumo total de cada contador de un año y mes específico. Cada albarán irá remitido a un socio específico. En este albarán podremos ver también diferente información sobre el contador y su consumo.

6.2.4.Cargos y devoluciones #

En este apartado tenemos dos tipos de albaranes: Los de cargos y los de devoluciones.

Los de cargos se refieren a uno o varios conceptos de gastos que se le aplican a un socio/cliente específico.

Por otro lado, las devoluciones son aquellos albaranes que se emiten para reflejar cualquier tipo de importe que se le devuelve a un socio o cliente específico. Al igual que los cargos, pueden tener varias lineas de albarán para reflejar diversos conceptos.

6.2.5.Riego a manta #

Los albaranes de riego a manta reflejan el gasto realizado en las diferentes parcelas de riego a manta o inundación de nuestro sistema Watergest. En estos albaranes podremos ver a la parcela y al socio que se le aplica, la fecha, el tiempo y el precio por minuto.

Cada albarán representará un regado a manta de una fecha concreta. Por lo tanto, si se ha regado en una parcela cinco veces en ese mes, se generarán cinco albaranes diferentes, uno para cada vez.

6.3.Facturas #

Watergest también nos permite trabajar con facturas.

Las facturas serán generadas a partir de albaranes. Por lo general, estos compartirán el mismo formato que los albaranes.

En el apartado de facturas podremos ver todo el listado de facturas generadas a partir de los cinco tipos de albaranes que tiene Watergest (Derramas, cuotas, riego a manta, cargos y devoluciones).

Estas facturas pueden ser visualizadas, impresas, enviadas por correo electrónico al socio a quien vaya remitida y cambiar su estado (pagado o no pagado).

Para aprender más de como interactuar con las facturas, te recomendamos mirar el videotutorial.

7.Notificaciones #

Watergest dispone de un sistema de notificaciones que permite a los administradores comunicarse con cada socio de manera individual (mediante los mensajes privados) o bien de manera colectiva (mediante los anuncios).

Los anuncios se podrán ver en el tablón de anuncios, la primera página que se abre en el apartado de los socios en Watergest. Estos mensajes serán visibles para todos los socios Watergest hasta que los administradores lo decidan.

Por otro lado, los mensajes privados podrán ser vistos para aquel a quien vayan dirigidos en el apartado de “Mensajes privados” de socios.

Para saber más del apartado de socios, ves a su documentación.

Tanto los anuncios como los mensajes privados podrán ser gestionados en el apartado de notificaciones del lado de administración. Si el desplegable de socio/cliente está seleccionado la opción por defecto “Para todos”, este será un anuncio colectivo. Por otra parte, si hay un socio concreto seleccionado, este pasará a ser un mensaje privado.

En cualquiera de los dos casos, será necesario que el mensaje esté activado para poder ser visualizado.

Para ver como interactuar con las notificaciones paso a paso, te recomendamos visualizar el videotutorial.

8.Administradores #

Existen dos tipos de cuenta en Watergest: Los usuarios comunes, que son socios/clientes, y los administradores.

Mientras que los socios solo tienen acceso a su apartado de socios, donde pueden ven sus parcelas (tanto las que tiene como propiedad como las arrendadas), sus albaranes y facturas (entre otras cosas) los administradores tienen acceso a la zona de administración, donde podrán gestionar y configurar todo lo relacionado con la aplicación Watergest (fincas, parcelas, hidrantes, contadores, usuarios, anuncios…).

En este caso hablaremos de los administradores.

Solo los administradores que tienen configurado la opción “root” podrán gestionar otros administradores.

Para profundizar en el apartado de administradores, te recomendamos visualizar el videotutorial.

9.Datos de la delegación #

En los datos de la delegación podremos gestionar toda la información relacionada con la empresa que gestiona los pozos. Podrás gestionar el NIF de la empresa, datos bancarios, dirección…

Es muy sencillo, échale un vistazo rápido desde nuestro videotutorial para saber como trabajar con este apartado.

10.Configuración #

Desde el apartado de configuración podremos gestionar diferentes variables de todo el programa Watergest.

Sería interesante repasar los ajustes de facturación. En esta sección de configuración podremos modificar diversos valores relacionados con la sección de facturación, como:

  • Precio por metro cúbico de agua, para la lectura de contadores
  • Precio por metro cuadrado, para el cálculo de cuotas
  • El valor de las participaciones
  • Precio por hora por defecto para el riego a manta
  • Valor económico mínimo para generar albaranes
  • Importe mínimo de las derramas
  • Entre otros…

Podremos modificar otros aspectos de la aplicación, como la configuración del correo electrónico del sistema, el logo, el título del sistema, etc.

Échale un vistazo al videotutorial.

11.Gestión de municipios #

En principio, en Watergest deben venir configurados todos los municipios españoles para poder ser utilizados en las diferentes partes de la aplicación que lo requieran. No obstante, si consideras que pueda faltar alguno o por cualquier otro motivo, la gestión de municipios está completamente abierta a los administradores.

En este apartado, podrás añadir, eliminar o modificar cualquier municipio del listado de municipios.

En el videotutorial podrás ver paso a paso como gestionar los municipios en este apartado.

12.Impuestos #

En este apartado podremos gestionar los diversos tipos de impuestos que utilizará nuestro servicio Watergest.

Estos impuestos podrán ser utilizados por toda la aplicación Watergest, sobre todo en el apartado de contabilidad.

En el videotutorial podrás ver de manera rápida como trabajar con el apartado de impuestos paso a paso.

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